Menginput Transaksi

A. Sistem Pencatatan Transaksi #


Sebelum melakukan penginputan transaksi, kita harus memahami 6 (enam) hal yang terkait dengannya yaitu: status Wajib Pajak, dasar pencatatan akuntansi, prinsip transaksi, jurnal transaksi, jurnal koreksi, dan jurnal penyesuaian. Penjelasan masing-masingnya adalah sebagai berikut.

1. Status Wajib Pajak #


Sesuai definisi pembukuan sebagaimana dijelaskan pada bagian terdahulu, salah satu data dan informasi keuangan yang menjadi obyek pencatatan adalah jumlah harga perolehan dan penyerahan barang atau jasa yang dilakukan. Dalam kaitan ini kita harus mengetahu status Wajib Pajak yang melakukan pembukuan, apakah yang bersangkutan termasuk PKP (Pengusaha Kena Pajak) atau bukan. Jika yang bersangkutan adalah PKP, maka dalam pencatatan harga perolehan dan penyerahan barang/jasa harus mencatat juga Pajak Masukan maupun Pajak Keluaran yang ditimbulkannya.

2. Dasar Pencatatan Akuntansi #


Ada 2 (dua) cara yang dapat dijadikan dasar dalam melakukan pencatatan transaksi keuangan, yaitu:

  • Accrual Basis dan Cash Basis. Accrual Basis adalah pencatatan transaksi yang dilakukan pada saat transaksi tersebut terjadi, tidak peduli apakah sudah terjadi penerimaan/pengeluaran kas atau belum.
  • Cash Basis adalah pencatatan transaksi yang dilakukan apabila telah terjadi penerimaan/pengeluaran kas. Kedua cara tersebut adalah alternatif yang dapat dipilih oleh wajib pajak, disesuaikan dengan profil bisnis/usaha yang dijalankannya. Yang harus diperhatikan adalah konsistensinya dalam melakukan cara tersebut.

3. Prinsip Transaksi #


Setiap transaksi yang dilakukan dalam sebuah bisnis/usaha akan mempengaruhi akun-akun neraca dan/atau akun-akun laba/rugi. Akun-akun neraca adalah akun-akun yang terkait dengan Harta/Aset, Kewajiban/Liabilitas, dan Modal/Ekuitas/Aset Neto. Sedangkan akun-akun laba/rugi adalah akun-akun yang terkait dengan  Pendapatan/Penjualan, Biaya Langsung/Harga Pokok, Beban Operasi, Pendapatan di Luar Usaha, dan Biaya di Luar Usaha.

Transaksi yang menyebabkan Akun Harta/Aset, Biaya Langsung/Harga Pokok, Beban Operasi, dan Biaya di Luar Usaha menjadi bertambah, nilai transaksi yang dinisbatkan pada akun tersebut akan dicatat di kolom Debit. Sebaliknya, akan dicatat di kolom Kredit. Sedangkan transaksi yang menyebabkan Akun Kewajiban/Liabilitas, Modal/Ekuitas/Aset Neto, Pendapatan/Penjualan, dan Pendapatan di Luar Usaha menjadi bertambah, nilai transaksi yang dinisbatkan pada akun tersebut akan dicatatkan di kolom Kredit. Sebaliknya, akan dicatat di kolom Debit.

Contoh:

  • Transaksi pembayaran utang oleh pihak ketiga (Akun Piutang Pihak Ketiga) yang dibayarkan ke rekening bank kita (Akun Bank), menyebabkan Harta berkurang (karena nilai piutangnya berkurang) dan Harta bertambah (karena nilai rekening banknya menjadi bertambah). Oleh karena itu, nilai transaksinya akan dicatat sebagai Akun Piutang Pihak Ketiga di kolom Kredit dan sebagai Akun Bank di kolom Debit.
  • Transaksi pengembalian/pembayaran utang oleh kita kepada pihak ketiga (Akun Utang Pihak Ketiga) yang dibayarkan dari rekening bank kita (Akun Bank) ke rekening pihak ketiga, menyebabkan Utang berkurang (karena ada pengembalian utang tersebut) dan Harta berkurang (karena ada pengambilan uang dari bank untuk pengembalian utang tersebut). Oleh karena itu, nilai transaksinya akan dicatat sebagai Akun Utang Pihak Ketiga di kolom Debit dan sebagai Akun Bank di kolom Kredit.
  • Transaksi penjualan software (Akun Penjualan Software) secara kredit (Akun Piutang Usaha) dengan pembayaran DP ke kas tunai (Akun Kas), menyebabkan Pendapatan/Penjualan bertambah (karena ada penjualan software), Harta bertambah (karena muncul piutang), dan Harta bertambah (karena terjadi pertambahan kas dari pembayaran DP). Oleh karena itu, nilai transaksinya akan dicatat sebagai Akun Penjualan Software di kolom Kredit, Akun Piutang Usaha di kolom Debit, dan Akun Kas di kolom Debit.

4. Jurnal Transaksi #


Jurnal adalah alat untuk mencatat transaksi perusahaan yang dilakukan secara kronologis (urut waktu kejadiannya) dengan menunjukkan rekening yang harus didebit atau dikredit beserta jumlah rupiahnya masing-masing. Manfaat pemakaian jurnal adalah sebagai berikut[1] :

  • Jurnal merupakan alat pencatatan yang dapat menggambarkan pos-pos yang terpengaruh oleh suatu transaksi, yakni berupa pendebitan dan pengkreditan rekening.
  • Menggambarkan pencatatan secara kronologis (urut waktu), sehingga menggambarkan pencatatan secara urut waktu kejadiannya.
  • Jurnal dapat dipecah-pecah menjadi beberapa jurnal khusus yang dapat dikerjakan oleh beberapa orang secara bersamaan.
  • Memudahkan mengadakan koreksi jika ada kesalahan, sebab jika langsung dicatat di buku besar dan terjadi kesalahan, akan sulit untuk melacaknya.

[1] Sutrisno, p. 50.

5. Jurnal Koreksi #


Meskipun di dalam aplikasi ini telah tersedia feature untuk mengedit dan menghapus data jurnal transaksi, perlu kami sampaikan juga bagaimana koreksi yang seharusnya dilakukan dalam proses pembukuan manual. Sehingga, pengguna aplikasi ini dapat mengetahui batasan yang seharusnya dipegang untuk menjamin agar pencatatan yang dilakukan tetap kredibel.

Sutrisno menjelaskan tentang jurnal koreksi sebagai berikut[1] :

Dalam melakukan pencatatan, bisa dimungkinkan terjadi kesalahan-kesalahan terutama terjadi pada saat mencatat ke dalam jurnal atau mempostingkan ke dalam buku besar. Kesalahan-kesalahan tersebut tidak boleh dilakukan dengan jalan menghapus catatan yang salah tersebut, hal ini disebabkan bekas-bekas catatan yang dihapus biasanya msih kentara sehingga menimbulkan kecurigaan-kecurigaan seolah-olah telah terjadi kecurangan. Prosedur untuk membuat koreksi terhadap kesalahan tergantung pada jenis kesalahan dan saat ditemukannya kesalahan. Jika kesalahan berupa kesalahan menulis rekening atau jumlah sebelum jurnal tersebutdipostingkan ke dalam buku besar, maka koreksi kesalahan cukup dengan memberi garis pada rekening atau jumlah yang salah dengan tinta merah, dan menuliskan yang benar di atasnya, sehingga pembukuan tetap terjaga kerapiannya.  

Jika kesalahan dikeathui setelah terlanjur dipostingkan ke dalam buku besar, maka koreksi kesalahan harus melalui jurnal yakni jurnal koreksi. Misalnya ada pengeluaran kas sebesar Rp 500.000,- untuk membeli peralatan kantor, ternyata salah dijurnal dengan mendebit rekening perlengkapan kantor, maka kesalahan tersebut harus dikoreksi melalui jurnal koreksi. Untuk membuat jurnal koreksi kita harus mengetahui jurnal yang benar dan jurnal yang salah. Dari contoh di atas, maka jurnal koreksinya adalah sebagai berikut:

Peralatan Kantor                                 Rp 500.000,-

            Perlengkapan Kantor                                      Rp 500.000,-


[1] Sutrisno, p. 58.

6. Jurnal Penyesuaian #


Sutrisno menjelaskan tentang jurnal penyesuaian sebagai berikut[1] :

Jurnal Penyesuaian adalah jurnal untuk merubah pencatatan yang telah dilakukan menjadi kondisi yang sebenarnya melalui proses penyesuaian pembukuan. Alasan dilakukan penysuaian adalah sebagai berikut :

  • Agar setiap rekening real, khususnya rekening-rekening aktiva dan rekening-rekening utang menunjukkan jumlah yang sebenarnya pada akhir periode.
  • Agar setiap rekening nominal (rekening pendapatan dan biaya) menunjukkan pendapatan dan biaya yang seharusnya diakui dalam suatu periode.

Saldo-saldo dalam neraca saldo yang memerlukan penyesuaian adalah sebagai berikut:

  • Piutang pendapatan, yaitu pendapatan yang sudah menjadi hak perusahaan tetapi belum dicatat.
  • Hutang Biaya, yaitu biaya-biaya yang sudah menjadi kewajiban perusahaan tapi belum dicatat.
  • Pendapatan diterima dimuka, adalah pendapatan yang telah diterima tetapi sebesarnya merupakan pendapatan untuk periode yang akan datang.
  • Biaya dibayar dimuka, yaitu biaya-biaya yang sudah dibayar tetapi sebenarnya harus dibebankan pada periode yang akan datang.
  • Kerugian Piutang, adalah taksiran kerugian yang timbul sebagi akibat adanya piutang yang tidak tertagih.
  • Penyusutan Aktiva Tetap merupakan penyusutan aktiva tetap yang harus dibebankan pada suatu periode akkuntansi.
  • Biaya pemakaian perlengkapan adalah bagian dari harga beli perlengkapan yang telah dikonsumsi selama periode akkuntansi.

Dalam aplikasi Simple Accounting ini, jurnal penyesuaian maupun jurnal koreksi tidak disediakan secara khusus tetapi disediakan pada tempat yang sama yaitu input jurnal transaksi.


[1] Sutrisno, p. 65.

B. Menginput Jurnal Transaksi #


Ada 2 (dua) cara yang dapat dilakukan untuk menginput jurnal transaksi, yaitu secara input langsung ke dalam aplikasi dengan mengetikkan data-data transaksi di form yang sudah disediakan dan secara import file transaksi yang sudah diketik dalam format excel versi 97-2003. Kedua cara tersebut dijelaskan sebagai berikut.

1. Input Langsung #


Buka menu Input Data dan pilih Jurnal Transaksi. Anda akan melihat tampilan yang berisi tombol  tambah transaksi, import excel, select account, select sub account, dan select month. Jika jurnal transaksi sudah terisi, Anda akan dapat melihat daftar transaksi yang sudah diinputkan ke dalam form ini. Untuk menginput langsung data transaksi, Anda harus mengklik tombol +Tambah Transaksi.

Data-data yang wajib diinputkan ke dalam form yang sudah disediakan tersebut meliputi data-data tanggal transaksi, nomor bukti, keterangan (deskripsi rincian transaksi), pasangan akun yang terlibat dalam transaksi tersebut, dan pilihan posting,  beserta nilai yang ditransaksikan. Setelah terisi lengkap, klik tombol simpan untuk diproses dan disimpan di dalam database

2. Import Jurnal Transaksi #


Untuk menginput jurnal transaksi secara import file excel, dapat dilakukan dengan mengklik tombol Import Excel.

Jika tombol tersebut diklik, akan tampil seperti dibawah ini.

Contoh Format Excel untuk Import Jurnal Transaksi

Perhatikan dan lakukan langkah-langkah berikut:

  • Tanggal diisi dengan tanggal transaksi sesuai dengan dokumen/bukti transaksi. Tanggal hanya bisa diisi dalam range tahun buku berjalan. Misalnya untuk tahun buku 2018 (rangenya: 1 Januari – 31 Desember 2018), Anda tidak bisa menginput tanggal transaksi sebelum 1 Januari 2018 atau setelah 31 Desember 2018. Transaksi setelah tanggal 31 Desember 2018 baru dapat Anda isi, setelah buku laporan keuangan Tahun 2018 Anda Tutup melalui mekanisme Tutup Buku. Sebaliknya, jika buku laporan keuangan Tahun 2018 sudah ditutup, maka Anda tidak bisa lagi menginput tanggal transaksi yang terjadi sebelum 1 Januari 2019. Kesalahan yang sering terjadi adalah menginput tanggal transaksi tidak sesuai dengan tanggal yang sebenarnya atau terlewat menginput tanggal sehingga yang terekam adalah tanggal default yang tercantum di aplikasi.
  • Nomor Bukti diisi sesuai dengan yang tercantum dalam dokumen. Jika dalam dokumen tidak terdapat nomor bukti, sebaiknya Anda membuat nomor bukti sendiri agar setiap transaksi yang anda inputkan mudah dikenali.
  • Subkelas diabaikan saja.
  • Keterangan diisi dengan uraian yang dapat menggambarkan terjadinya transaksi tersebut (5W+H). Keterangan yang detil akan mengingatkan kita pada saat-saat dibutuhkan. Tetapi panjang tulisan anda juga harus disesuaikan dengan kapasitas yang tersedia di form isian, agar tidak terlalu panjang. 
  • Pilih Akun diisi dengan memilih akun-akun yang terlibat dalam transaksi tersebut. Dalam setiap transaksi, minimal ada 2 (dua) akun yang terlibat.
  • Pilih Posting diisi dengan memilih apakah dengan transaksi tersebut, akun yang anda pilih dapat menyebabkan menambah/mengurangi Akun Utama yang menjadi induknya? Misalnya yang anda pilih adalah akun Bank (Akun Utamanya : HARTA) dan akun Pendapatan Proyek (Akun Utamanya : PENDAPATAN/PENJUALAN). Apakah dengan transaksi tersebut, yang terjadi atas rekening Bank anda bisa menambah Harta atau mengurangi Harta.? Dan apakah yang terjadi atas rekening Pendapatan Proyek anda bisa menambah Pendapatan/Penjualan atau mengurangi Pendapatan/Penjualan?
  • Menginput Nilai transaksi diisi dengan memasukan nilai transaksi yang ditanggung oleh akun masing-masing. Penempatan Debit atau Kredit nya ditentukan oleh pilihan posting yang anda lakukan.
  • Untuk mengimport jurnal transaksi dari file excel versi 97-2003, Anda harus pastikan betul-betul bahwa formatnya sudah sesuai sebagaimana ditunjukkan pada Gambar-17. Import jurnal transaksi ini dianjurkan bagi pelanggan yang ingin memigrasikan data transaksi laporan keuangan sebelumnya agar dapat disimpan dalam aplikasi Simple Accounting. Kalau untuk penginputan pada tahun berjalan secara realtime, sebaiknya melakukan penginputan langsung.

C. Merubah Jurnal Transaksi #


Di dalam Aplikasi Simple Accounting ini disediakan fasilitas untuk menambah, mengedit dan menghapus data transaksi, yang sudah diinputkan ke dalam jurnal transaksi. Buka menu Input Data dan pilih Jurnal Transaksi. Anda tinggal mengklik tombol di sebelah kanan data transaksi jika ingin menghapus atau mengedit transaksi tersebut. Jika ingin menambah data transaksi, Anda harus mengklik tombol + Tambah Akun.  Tampilannya dapat dilihat pada gambar dibawah ini.

Menambah, Mengedit, dan Menghapus Data Jurnal Transaksi

Perhatikan dan lakukan langkah-langkah berikut:

  • Menambah data transaksi adalah sama dengan menginput data transaksi secara langsung.
  • Untuk mengedit data transaksi, Anda tinggal mengklik tombol Edit yang tersedia di sebelah kanan data transaksi yang ingin Anda edit. Demikian pula untuk menghapusnya.
  • Untuk memudahkan Anda dalam mencari data transaksi yang akan diedit/dihapus, Anda dapat menggunakan tombol filter berdasarkan Akun Utama, sub akun, dan bulan berjalan. Anda juga bisa menggunakan fasilitas “search” dan periode waktu.
  • Karena prinsip perhitungan dalam aplikasi ini berdasarkan urutan waktu penginputan, maka konsekwensi yang muncul ketika Anda melakukan Edit ataupun Hapus, akan mengikuti urutan waktu penginputan juga. Oleh karena itu ketika Anda ingin mengedit atau menghapus transaksi beberapa waktu yang sudah lewat, idealnya nilai transaksi yang diinput setelah data tersebut harus dinolkan dulu. Jika tidak, ada kemungkinan proses edit/hapus nya akan ditolak karena alasan saldo tidak mencukupi. Secara akuntansi, sebaiknya Anda buat saja jurnal koreksi/penyesuaian sehingga tidak perlu dilakukan edit ataupun hapus meskipun fitur tersebut disediakan.
What are your Feelings